Administrasi Pendidikan (Menuju Sekolah Efektif)

Penulis: Dr. Hilal Mahmud, M.M. 

ISBN: 978-602-72177-4-4

Editor Isi:

Dr. Rustan S., M.Hum.

Editor Bahasa:

Firman, S.Pd., M.Pd.

Desain Sampul & Tata Letak:

Ratih Dwisari Hilal, S. Psi.

Ukuran: 18,2 X 25,7 cm; Halaman: vi + 260

Cetakan Pertama, Agustus  2015

Buku ini berawal dari catatan persiapan penulis untuk mengisi mata kuliah Administrasi Pendidikan di Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Palopo dan Universitas Cokroaminoto Palopo (UNCP). Namun, tentu saja, isinya diharapkan dapat dimanfaatkan oleh pembaca umum terutama yang bergerak di bidang pendidikan (pengawas sekolah, kepala sekolah, guru, dan tenaga kependidikan lainnya) dengan harapan dapat membantu memahami berbagai hal yang berkaitan dengan pengelolaan pendidikan.  Isi buku ini disesuaikan dengan semangat Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional dan peraturan lainnya yang terkait pendidikan serta kondisi nyata dunia pendidikan, terutama di sekolah dimana alumni perguruan tinggi keguruan nantinya akan mengabdi. Untuk menambah wawasan dan pengkajian yang lebih mendalam, pembaca disarankan merujuk pada literatur-literatur yang sesuai.

Akhirnya, penulis berharap mudah-mudahan buku ini dapat bermanfaat bagi mahasiswa dan pembaca pada umumnya, sebagai guideline dalam mengkaji lebih mendalam bidang Administrasi Pendidikan. Disadari bahwa buku ini masih belum sempurna. Disana sini masih terdapat banyak kekurangan. Untuk itu, kritikan dan saran konstruktif dari pembaca, para ahli dan praktisi pendidikan, sangat diharapkan demi kesempurnaan buku ini.

BAB 1

KONSEP ADMINISTRASI PENDIDIKAN

Garis Besar Bab

Dalam bab ini akan di-bahas tentang konsep adminis-trasi pendidikan. Di dalamnya diuraikan tentang pengertian administrasi, pendidikan dan administrasi pendidikan, serta fungsi administrasi pendidikan.

  1. Pendahuluan

Ilmu administrasi mengalami perkembangan yang amat pe-sat, baik dalam substansi, maupun dalam bidang kajiannya. Konsep administrasi memiliki konotasi yang begitu luas. Bahkan hingga saat ini para ahli memandang bahwa konsep administrasi sama saja dengan konsep manajemen. Ini menjadi alasan Uhar Suharsaputra (2010: 2) membaurkan konsep administrasi dan konsep manajemen. Dalam pembahasan ini, konsep administrasi masih dibedakan dengan konsep manajemen. Hal ini dimaksudkan dengan pertimbangan bahwa ilmu administrasi dan ilmu manajemen memiliki orientasi yang berbeda. Ilmu administrasi berorientasi pada pelayanan publik, sementara ilmu manajemen lebih menekankan pada memperoleh keuntungan-keuntungan, kemudian digunakan dalam berbagai bidang kehidupan, termasuk bidang pendidikan. Makna kedua terminologi itu beragam, tergantung pandangan masing-masing orang atau kelompok orang pengguna terminologi tersebut. Meskipun disadari bahwa terminologi administrasi dan manajemen sulit dibedakan dalam praktik.

Tujuan yang hendak dicapai oleh administrasi pendidikan sesuai dengan konsep organisasi adalah tercapainya tujuan pendidikan sebagaimana yang diamanahkan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dalam konteks Indonesia tujuan pendidikan nasional diatur dalam Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. Selanjutnya, tujuan pendidikan tersebut secara lebih operasional dirumuskan, disepakati, dan dilaksanakan dalam organisasi sekolah sesuai visi dan misi sekolah yang telah disepakati bersama. Tentu saja, tujuan pendidikan yang dirumuskan tersebut akan mengalami perubahan atau pengembangan sesuai kebutuhan. Perubahan atau pengembangan tujuan pendidikan tersebut mengharuskan adanya penyesuaian-penyesuaian sistem administrasi pendidikan. Itu sebabnya, sistem administrasi pendidikan selalu mengalami dinamika sesuai kondisi dan kebutuhan.

  1. Pengertian Administrasi Pendidikan
  2. Administrasi

Administrasi berasal dari kata ad berarti intensif dan ministrare berarti melayani, membantu, atau mengerahkan (Latin) yang kemudian diserap kedalam bahasa Inggeris administer berarti manage affairs dan administration yang berarti management of public affairs (The Coincise Oxford Dictionary of Current English, 1958: 18). Dalam Kamus Inggeris-Indonesia kata administer berarti mengurus, mengelola, menjalankan, melaksanakan, melakukan. Sedangkan administration berarti administrasi, tatausaha, pemerintahan, pemberian, pengambilan (John M. Echols dan Hassan Shadily, 2003: 12). Dari pengertian ini kata administrasi bermakna lebih sempit karena terbatas pada aktivitas ketatausahaan yaitu aktivitas pencatatan dan penyusunan keterangan yang diperoleh secara sistematis.. Itulah sebabnya administrasi sering dikaitkan dengan aktivitas administrasi tata usaha (perkantoran) yang sebenarnya administrasi tata usaha (perkantoran) hanyalah bagian dari kegiatan administrasi.

Dari segi istilah, pengertian administrasi sebanyak ahli yang menelitinya. Untuk memberikan pemahaman yang lebih luas tentang administrasi, berikut ini dikemukakan pendapat para pakar :

  • Henry Fayol (1841-1929), pakar manajemen Perancis, mengemukakan bahwa administrasi adalah fungsi dalam organisasi niaga yang unsur-unsurnya adalah perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian, dan pengawasan.
  • Jesse B. Sears (1950) mengemukakan bahwa administrasi adalah proses kegiatan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, koordinasi, dan pengawasan (Educational administration is the process as including the following activities planning, organization, direction, coordination, and control).
  • William H. Newman (1951) menyatakan bahwa administrasi dapat dipahami sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok orang ke arah pencapaian tujuan bersama.
  • Ordway Tead (1953) mengemukakan bahwa administrasi adalah usaha yang luas mencakup segala bidang untuk memimpin, mengusahakan, mengatur kegiatan kerjasama manusia yang ditujukan pada tujuan-tujuan dan maksud-maksud tertentu.
  • The Liang Gie (1983) mengemukan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan-pekerjaan induk dan sumber-sumber kegiatan lainnya yang bermaksud mencapai tujuan apapun dalam usaha bersama dari sekelompok orang.
  • Administrasi, menurut Sondang P. Siagian (1985) adalah keseluruhan proses pelaksanaan daripada keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Perbedaan formulasi pengertian administrasi di atas hanya terletak pada titik tekan yang berbeda namun prinsip dasarnya sama. Pada dasarnya, yang menjadi perhatian adminis-trasi adalah tujuan, manusia, sumber, dan waktu. Gabungan dari keempat unsur ini merupakan gambaran satuan sosial yang biasa disebut organisasi. Administrasi adalah subsistem dari organisasi yang unsur-unsurnya meliputi tujuan, manusia, sumber, dan waktu. Dalam upaya memaksimalkan fungsi dari unsur-unsur organisasi tersebut, maka dibutuhkan penyelenggaraan administrasi yang efektif, efisien, produktif, kreatif, dan maksimal.

Karakteristik administrasi akan terlihat dari kegiatan atau urusan organisasi tertentu. Karakteristik administrasi pada organisasi keagamaan akan berbeda dengan organisasi pendidikan. Demikian pula karakteristik administrasi pada organisasi perusahaan tentu saja akan sangat berbeda dengan karakteristik administrasi pada organisasi keagamaan dan atau pendidikan serta organisasi lainnya yang memiliki kegiatan atau urusan yang berbeda. Perbedaan karakteristik administrasi ini disebabkan oleh perbedaan kegiatan atau urusan masing-masing organisasi. Meskipun terdapat perbedaan karakteristik pada masing-masing organisasi tersebut, namun ada proses yang melekat pada unsur organisasi yakni cara dan kiat dalam menetapkan tujuan organisasi, koordinasi dan pengaturan orang-orang yang terlibat dalam organisasi, penetapan pola kerja organisasi, serta  pemanfaatan sumber pembiayaan dan alokasi waktu.

Dari berbagai literatur yang ada, ditemukan tiga kelompok pandangan terhadap administrasi dan manajemen. Kelompok pertama memandang bahwa administrasi dan manajemen memiliki makna yang sama sehingga sering digunakan secara bergantian sesuai dengan konteksnya. Pada awalnya, memang kata administrasi digunakan untuk organisasi dan manajemen dengan makna to control (mengatur, mengurus). Kata manajemen baru dikenal setelah Taylor mempublikasikan karyanya dengan judul Shop Management (1903) dan Principles and Methods of Scientific Management. Ketika itu kata manajemen dan administrasi digunakan secara bergantian dengan makna yang sama. Coubrough (1929) dan Stors (1949) menerjemahkan buku Fayol yang berjudul Administration Industrielle et Generale kedalam bahasa Inggeris menjadi General and Industrial Management. Kepala sekolah yang bertugas mengatur dan mengurus sekolah biasa disebut administrator dan manajer. Sebagai administrator kepala sekolah tidak hanya mengatur orang-orang secara langsung, tetapi juga memutuskan kebijakan strategik yang kadang-kadang tidak bersentuhan dengan orang-orang secara langsung. Kepala sekolah sebagai manajer mengatur orang-orang secara langsung melalui orang lain agar semuanya berdaya.

Kelompok kedua mmemandang bahwa administrasi memiliki pengertian lebih sempit dari pada manajemen. Pandangan ini merupakan cara pandang peninggalan Belanda yang mempersepsikan pengertian administrasi sebatas kegiatan ketatausahaan, surat-menyurat, dan kearsipan. Manajemen dalam pandangan ini mempunyai makna lebih luas, yaitu mengatur, mengelola, memberdayakan, mengendalikan orang-orang yang melaksanakan kegiatan administrasi.

Kelompok ketiga memandang bahwa administrasi memiliki makna lebih luas dari pada manajemen. Administrasi dalam pandangan ini dipersepsikan sebagai suatu keseluruhan proses kegiatan kerja sama dan strategik melalui pembuatan kebijakan. Manajemen lebih dipersepsikan sebagai aktivitas melaksanakan dan merealisasikan kebijakan. Pandangan ini sejalan dengan pandangan Siagian (2004:7) yang menyatakan bahwa terdapat tiga komponen administrasi, yaitu: manajemen, organisasi, dan kegiatan-kegiatan operasi. Mantja (dalam Husaini Usman, 2014:7) mengemukakan bahwa orang yang menjabat dalam tingkatan pertama strukur organisasi disebut manajer, pejabat yang lebih tinggi di atasnya disebut administrator, dan pejabat yang paling tinggi disebut eksekutif atau leader. Mc Conkey (dalam Engkoswara dan Aan Komariah, 2010:51) menyimpulkan bahwa manajemen merupakan aspek dari administrasi. Kepemimpinan adalah inti (motor penggerak) dari manajemen. Manajemen adalah inti dari administrasi dan leadership. Human relation merupakan inti dari kepemimpinan.

  1. Pendidikan

Sebelum membahas administrasi pendidikan, ada baiknya dikemukakan pendapat beberapa pakar tentang  pendidikan berikut ini:

  • J. Rousseau mengembangkan teori pendidikan naturalistik (kembali ke alam). Tujuan pendidikan, menurut Rousseau adalah membentuk manusia bebas, merdeka tanpa tekanan dan ikatan (Engkoswara dan Aan Komariah, 2010: 22).
  • J. Langeveld (dalam Engkoswara dan Aan Komariah, 2010: 22) dengan teori pendidikan fenomenologis, bertolak dari analisis tentang suituasi pendidikan. Dengan analisis fenomena pendidikan, ditemukan unsur-unsur pendidikan yang perlu diperhatikan untuk mencapai tujuan pendidikan. Tujuan pendidikan, menurut Langeveld, adalah kedewasaan individu dalam aspek-aspek inedividualistik, sosialitas, moralitas, dan personalitas. Keseluruhan situasi pendidikan, termasuk tujuan pendidikan, pada akhirnya bermuara pada konteks sosio-kultural “di sini dan sekarang”.
  • Dalam pandangan Piaget (dalam Sagala, 2009) pendidikan dapat didefinisikan sebagai penghubung dua sisi. Di satu sisi individu yang sedang tumbuh berkembang, dan di sisi lain nilai sosial, intelektual dan moral yang menjadi tanggung jawab pendidik untuk mendorong individu tersebut.
  • Bruner (dalam Sagala, 2009) menegaskan bahwa pendidikan bukan sekedar persoalan teknik pengelolaan informasi, bahkan bukan penerapan teori belajar di kelas atau menggunakan hasil ujian prestasi yang berpusat pada mata pelajaran. Pendidikan merupakan usaha yang kompleks untuk menyesuaikan kebudayaan dengan kebutuhan anggotanya, dan menyesuaikan anggotanya dengan cara mereka mengetahui kebutuhan kebudayaan.
  • John Dewey (dalam Engkoswara dan Aan Komariah, 2010: 23) mempelopori teori pendidikan pragmatis instrumentalistik. Teori ini mensenyawakan pendidikan dengan kehidupan manusia. Pendidikan merupakan proses pembentukan kemampuan dasar yang fundamental, baik menyangkut daya pikir (daya intelektual) maupun daya emosional (perasaan) yang diarahkan kepada tabiat manusia dan kepada sesamanya. Pendidikan, menurut Dewey, merupakan proses perkembangan, pemeliharaan, dan pengarahan. Pendidikan merupakan alat untuk menjamin kelangsungan hidup. Bagi Dewey, pendidikan adalah proses tanpa akhir. Tolok ukur mutu pendidikan adalah sampai dimana pendidikan itu mampu menciptakan suasana untuk pertumbuhan yang berkelanjutan dan menyediakan cara-cara untuk membuat pertumbuhan itu terlaksana dengan baik.

Memperhatikan pendapat para pakar tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa pendidikan adalah suatu usaha yang melibatkan banyak pihak, diselenggarakan secara sadar, terencana dan sistematis melalui proses pembentukan dan pengembangan potensi peserta didik. Hal ini sejalan dengan pengertian pendidikan dalam Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional yang menyebutkan bahwa pendidikan adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat bangsa dan Negara.

Pendidikan yang sejatinya dipandang sebagai pengalihan  kebudayaan (pengetahuan, teknologi, ide, nilai, serta estetika) bukan hanya dari generasi yang lebih tua kepada generasi yang lebih muda, tetapi  kedua generasi sama-sama belajar. Implikasi dari pandangan ini adalah menjadikan sekolah sebagai tempat belajar bagi semua orang. Di Era Generasi Digital ini Kepala sekolah, para guru, staf tata usaha, tenaga kependidikan lainnya, dan semua pihak yang terkait dengan pengelolaan sekolah (stakeholder pendidikan) harus belajar sebagaimana peserta didik belajar. Dunia pendidikan harus menjawab tuntutan Abad 21, yang juga dikenal dengan  Era Digital ini. Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi begitu luar biasa, terutama teknologi informasi. Hal ini tentu saja memberikan tantangan tersendiri, terutama bagi pelaku pendidikan. Sekolah yang bisa membekali peserta didik dengan tuntutan kecakapan yang diperlukan Era Digital ini adalah sekolah yang siswa dan gurunya sangat berminat, cakap, antusias dan menikmati belajar. Sekolah semacam ini bisa diwujudkan dengan mengembangkan Sekolah Pembelajar (The Learning School).

Sekolah Pembelajar (The Learning School) adalah sekolah dimana semua pelaku pendidikan menjadi pembelajar bersama. Eric Hofler (1973) dalam ‘Reflection on the Human Condition’ mengemukakan bahwa tugas utama pendidikan adalah menanamkan kemauan dan memfasilitasi belajar; pendidikan harus menghasilkan manusia pembelajar bukannya manusia terpelajar. Masyarakat manusia sejatinya adalah masyarakat pembelajar, di mana kakek-nenek, orang-tua dan anak-anak menjadi pembelajar bersama. Pada saat terjadinya perubahan yang begitu drastis, para pembelajarlah yang mewarisi masa depan. Orang yang terpelajar biasanya dirinya dipersiapkan untuk hidup di dunia yang tidak lagi ada.

  1. Administrasi Pendidikan

Setelah mendapatkan gambaran tentang pengertian administrasi dan pengertian pendidikan tersebut di atas, maka akan lebih mudah memahami pengertian administrasi pendidikan. Secara singkat, dapat dikatakan bahwa administrasi pendidikan adalah penerapan ilmu administrasi dalam dunia pendidikan. Berikut ini dikemukakan pendapat beberapa pakar tentang administrasi pendidikan:

  • Robert E. Wilson (1966) mengemukakan administrasi pendidikan adalah koordinasi kekuatan penting untuk pengajaran yang lebih baik bagi seluruh anak-anak dalam organisasi sekolah untuk mencapai tujuan dan menjamin pencapaian tujuan.
  • Calvin Grieder, dkk (dalam Rifai, 1972) menyatakan bahwa administrasi pendidikan adalah keseluruhan proses yang menggunakan dan mengikutsertakan semua sumber potensi yang tersedia dan yang sesuai, baik personal maupun material dalam usaha mencapai tujuan bersama sefektif dan seefisien mungkin.
  • Djam’an Satori (1980:4) menjelaskan bahwa administrasi pendidikan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses kerja sama dengan memanfaatkan semua sumber personil dan materil yang tersedia dan sesuai untuk mencapai tujuan pendidikan yang ditetapkan secara efektif dan efisien.
  • Oteng Sutisna (1983) mengemukakan bahwa administrasi pendidikan sebagai suatu peristiwa mengkoordinasikan kegiatan yang saling bergantung dari orang-orang dan kelompok-kelompok dalam mencapai tujuan bersama pendidikan anak-anak.
  • Ngalim Purwanto (1984) mengemukakan bahwa administrasi pendidikan adalah suatu proses keseluruhan kegiatan bersama dalam bidang pendidikan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pelaporan, pengkoordinasian, pengawasan dan pembiayaan, dengan menggunakan atau memanfaatkan fasilitas yang tersedia, baik personil, materil, maupun spiritual untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien.
  • Hadari Nawawi (1989) mengemukakan bahwa administrasi pendidikan adalah serangkaian kegiatan atau keseluruhan proses pengendalian usaha kerjasama sejumlah orang untuk mencapai tujuan pendidikan secara berencana dan sistematis yang diselenggarakan dalam lingkungan tertentu, terutama berupa lembaga pendidikan formal.
  • Castetter (1996:198) mengemukakan: “Educational adminis-tration is a social process that take place within the context of social system (administrasi pendidikan merupakan proses sosial yang terjadi dalam konteks sistem sosial).
  • Daryanto, (2006) menegaskan bahwa administrasi pendidikan adalah suatu ilmu tentang penyelenggaraan pendidikan di sekolah agar tercapai tujuan pendidikan di sekolah tersebut.

Dengan memperhatikan pengertian administrasi pendi-dikan yang dikemukakan di atas, tampak bahwa administrasi pendidikan merupakan rangkaian proses kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengerahkan, dan mengontrol pelaksanaan kegiatan dgn memanfaatkan sumber daya dan fasilitas yang tersedia untuk mencapai tujuan pendidikan. Tentu saja pencapaian tujuan pendidikan dimaksud akan sangat bergantung pada ruang lingkup dan jenjang pendidikan. Sebagai suatu proses kegiatan, dituntut kerjasama berbagai pihak dalam upaya mencapai tujuan bersama. Bentuk kerjasama ini ditunjukkan dengan melibatkan semua stakeholder pendidikan dalam penyelenggaraan program dan kegiatan kependidikan.

Dalam rangka penyusunan Rencana Pengembangan Sekolah (RPS), misalnya, semua pihak terkait (Kepala Sekolah, Guru, Staf Tata Usaha, dan Komite Sekolah) secara bersama-sama memikirkan, merencanakan dan merumuskan RPS dimak-sud sesuai visi misi sekolah yang disepakati bersama. Dukungan Komite Sekolah (beranggotakan perwakilan guru, orang tua sis-wa, tokoh dunia usaha, tokoh Agama, tokoh Pendidikan, dan Alumni) akan kuat jika mereka telah terlibat sejak awal merumuskan apa yang menjadi arah pengembangan sekolah ke depan. Visi (mimpi) sekolah menjadi visi (mimpi) bersama sehingga sepatutnya diwujudkan secara bersama-sama.

  1. Fungsi Administrasi Pendidikan

Pada prinsipnya, fungsi administrasi pendidikan sama dengan prinsip manajemen pada umumnya. Berikut ini dikemu-kakan pendapat para ahli tentang fungsi-fungsi manajemen/ administrasi:

  • R. Terry mengemukakan 4 fungsi manajemen/administra-si, yaitu:
  1. Planning (Perencanaan);
  2. Organizing (Pengorganisasian);
  3. Actuating (Pelaksanaan/Pengerahan);
  4. Controlling (Pengawasan).
  • Gullick mengemukakan 7 fungsi manajemen/ administrasi, yaitu :
  1. Planning (Perencanaan);
  2. Organizing (Pengorganisasian);
  3. Staffing (Penentuan staff);
  4. Directing (Pengarahan);
  5. Coordinating (Pengkoordinasian);
  6. Reporting (Pelaporan);
  7. Budgeting (Penganggaran).
  • Henry Fayol mengemukakan 5 fungsi manajemen/adminis-trasi, yaitu :
  1. Planning (Perencanaan);
  2. Organizing (Pengorganisasian);
  3. Commanding (Pengaturan);
  4. Coordinating (Pengkoordinasian);
  5. Controlling (Pengawasan).
  • Harold Koontz dan Cyril O’Donnel juga mengemukakan 5 fungsi manajemen/administrasi, yaitu :
  1. Planning (Perencanaan);
  2. Organizing (Pengorganisasian);
  3. Staffing (Penentuan staf);
  4. Directing (Pengarahan);
  5. Controlling (Pengawasan).

Dalam konteks peningkatan mutu pendidikan, fungsi-fungsi administrasi pendidikan sering menerapkan siklus dari Deming (Deming Cycle) yang terdiri dari:

  • Plan (Merencanakan/Perencanaan);
  • Do (Melaksanakan/Pelaksanaan);
  • Check (Pengecekan/Perbaikan);
  • Act (Penindaklanjutan).

Fungsi-fungsi tersebut di atas merupakan suatu siklus yang berkesinambungan yang implikasinya pada upaya perbaikan terus menerus (Suharsaputra, 2010:16). Jika fungsi administrasi pendidikan dilihat dari sudut konsep administrasi maka kegiatan administrasi dalam mencapai tujuannya melalui penerapan fungsi-fungsi manajemen sebagaimana disebutkan di atas. Berikut ini akan dijelaskan fungsi adminmistrasi seperti yang dikemukakan oleh G.R. Terry, yaitu: perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengerahan (actuating), dan pengawasan (controlling). Hal ini dipilih karena disamping mudah diingat (POAC) juga sederhana (simple).

  1. Perencanaan (Planning)

Salah satu dari tujuh kebiasaan orang-orang berhasil adalah begin with end (Stephen Coopy, 1997:87). Memulai kegi-atan dengan akhir juga berarti mengawali kegiatan dengan perencanaan. ‘Educational planning is the first of all a rational process’ (Banghart dan Trull (1973). Perencanaan adalah awal dari suatu proses rasional. Selanjutnya Sergiovanni (1987) mengemukakan: “plans are guides, approximations, goal post, and compass setting not irrevocable commitments or dicision commandements”. Ini menunjukkan bahwa perencanaan yang dibuat akan menjadi pedoman dan arah dalam melaksanakan program kegiatan yang telah disepakati bersama untuk mencapai tujuan bersama.

Perencanaan/planning berarti penentuan sasaran sebagai pedoman kinerja organisasi di masa depan dan penetapan tugas-tugas serta alokasi sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai sasaran organisasi (Daft, 2002: 9).

Singkatnya, perencanaan adalah menentukan tujuan dan cara untuk mencapainya. Rencana harus dibuat agar semua tindakan terarah dan terfokus pada tujuan yang hendak dicapai. Ada sejumlah dokumen perencanaan yang dibuat di sekolah sebagai pedoman dalam melaksanakan program kegiatan sekolah, antara lain: Rencana Pengembangan Sekolah (RPS) atau Rencana Kerja Sekolah (RKS) atau Rencaana Kerja Tahunan (RKT), serta Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS) atau Rencana Kerja dan Anggaran (RKA). Dokumen-dokumen tersebut dirancang dan disusun secara bersama-sama dengan melibatkan stakeholders pendidikan di sekolah bersangkutan. Keterlibatan stakeholders ini akan meningkatkan tanggungjawab mereka dan mendorong mereka agar rencana tersebut dapat berhasil.

Penyusunan dokumen perencanaan biasanya didasarkan pada:

1) kebijakan pucuk pimpinan (top management policy) sebagai pihak yang berhak dan mempunyai wewenang dalam menetapkan berbagai kebijakan (policy);

2) hasil evaluasi kinerja dari kegiatan pengawasan dalam rangka tindak koreksi, penyesuaian, maupun perubahan secara menyeluruh terhadap pelaksanaan program sebelumnya;

3) kebutuhan masa depan;

4) inovasi berdasarkan studi faktual di lapangan; dan

5) prakarsa baik dari dalam maupun dari luar organisasi sekolah.

Perencanaan pendidikan disusun dengan prinsip, sebagai berikut:

  • Memperbaiki hasil pendidikan;
  • Membawa perubahan yang lebih baik (peningkatan/ pengembangan);
  • Demand driven (berdasarkan kebutuhan);
  • Menyeluruh;
  • Keterkaitan dengan RPS, Rencana Pendidikan Kabupaten/ Kota/Propinsi/Nasional, Milleneum Development Goals, dan sebagainya;
  • Partisipasi;
  • Keterwakilan;
  • Data driven (berdasarkan data);
  • Realistis sesuai dengan hasil analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat);
  • Didasarkan pada hasil review dan evaluasi;
  • Keterpaduan;
  • Holistik/tersistem;
  • Transparansi; dan
  • Keterkaitan dan kesepadanan dengan rencana-rencana instansi terkait.

Tahapan perencanaan pendidikan, sebagai berikut:

  • Melakukan analisis lingkungan strategis;
  • Melakukan analisis situasi untuk mengetahui status situasi pendidikan saat ini;
  • Memformulasikan pendidikan yang diharapkan di masa mendatang;
  • Mencari kesenjangan antara situasi pendidikan saat ini dan pendidikan yang diharapkan di masa mendatang;
  • Menyusun rencana strategis (5 tahun) dan rencana operasional (1 tahun) berdasarkan hasil analisis pada butir 4;
  • Melaksanakan rencana pengembangan pendidikan;
  • Melakukan pemantauan (monitoring) terhadap pelaksanaan rencana dan melakukan evaluasi (evaluation) terhadap hasil pelaksanaan rencana pendidikan (Depdiknas, 2006).

 

  1. Pengorganisasian (Organizing)

‘The man behind the gun’ adalah kata kunci dari fungsi pengorganisasian (organizing). Pengorganisasian  biasanya mengikuti perencanaan dan mencerminkan bagaimana organisasi mencoba untuk menyelesaikan rencana itu. Pengorganisasian melibatkan penetapan dan pengelompokan tugas serta alokasi bermacam-macam sumberdaya ke dalam berbagai departemen (Daft, 2002: 9-10).

Tugas dan pekerjaan yang banyak, tentu saja, tidak dapat dikerjakan dan diselesaikan oleh satu orang saja. Itulah sebabnya tugas dan pekerjaan itu dibagi untuk dilaksanakan oleh

masing-masing staf sesuai kualifikasi dan kompetensinya.   Pengorganisasian berarti pelimpahan wewenang pimpinan kepada staf. Namun perlu diingat bahwa pengorganisasian yang efektif adalah pelimpahan wewenang atau pembagian tugas sesuai kualifikasi dan kompetensi staf secara proporsional. Gorton (1976) menyatakan: “Organizing the school  involves more than identifying position and defining relationship on an organizational chart, the most important factor that an administrator should consider in organizing a school are the people associated with it”,

Dalam pengorganisasian bukan hanya mengidentifikasikan jabatan serta menetapkan hubungan tugas dan pekerjaan, tetapi yang lebih penting dari itu semua adalah  mempertimbangkan penempatan orang-orang dan memperhatikan kebutuhan, baik kebutuhan orang perorang maupun kebutuhan tugas pekerjaan. Untuk memastikan efisiensi dan efektifitas pengorganisasian, diperlukan langkah-langkah konkrit dan tepat sehingga jelas siapa melakukan apa serta bagaimana melaksanakan rencana dan bagaimana mekanismenya. Pengorganisasian merupakan proses menyusun organisasi formal dengan melakukan aktiivitas merancang struktur, menganalisis pekerjaan, mengnalisis kualifikasi pekerjaan, mengelompokkan dan membagikan pekerjaan, mengkoordinasikan pekerjaan, serta memantau pelaksanaan pekerjaan. Dale (dalam Engkoswara dan Aan Komariah, 2010:150) menunjukkan tiga langkah sebagai prosedur pengorganisasian, yaitu:

  • Pemerincian pekerjaan, yaitu menentukan tugas-tugas apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi;
  • Pembagian beban pekerjaan kepada orang-orang yang memiliki kualiifikasi yang tepat dan dengan beban yang rasional, tidak overloaded, dan tidak terlalu ringan agar mencapai pelaksanaan secara efektif dan efisien;
  • Pengadaan dan pengembangan mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan.

Turney (1992: 200) mengemukakan beberapa tugas yang harus dilaksanakan dalam pengorganisasian, yaitu:

1) mengembangkan dan membentuk struktur organisasi;

2) mengadakan penyesuaian anggota kelompok organisasi dan menetapkan harapan-harapan yang tinggi;

3) memberikan tugas dan pendelegasian wewenang;

4) mengkoordinasikan dan pemberian dukungan secara terus menerus.

 

  1. Pengerahan (Actuating)

Actuating sering diterjemahkan beragam oleh para ahli,. Tergantung dari sudut mana pakar itu memandang. Sebagian menyebutnya pelaksanaan dan yang lain menyebutnya pengerahan, bahkan Richard L. Daft lebih sreg menyebut fase ini dengan leading (kepemimpinan). Leading, menurut Daft, adalah penggunaan pengaruh untuk memotivasi karyawan agar mencapai sasaran organisasi. Memimpin berarti menciptakan suatu budaya dan nilai bersama, mengkomunikasikan sasaran kepada karyawan melalui organisasi, dan memberikan inspirasi agar karyawan berprestasi sebaik-baiknya (Daft: 2002:10). Actuating merupakan fungsi menejemen yang sangat penting dan menentukan dalam upaya untuk mencapai sasaran dan tujuan organisasi. George.R. Terry (1986: 313) menjelaskan bahwa pengerahan (actuating) merupakan usaha menggerakkan anggota organisasi agar termotivasi dan berkeinginan mencapai sasaran dan tujuan yang telah disepakati bersama. Untuk itu, dalam konteks organisasi sekolah, Kepala Sekolah dituntut memiliki keterampilan kepemimpinan yang mampu memberikan pembinaan dan motivasi sehingga seluruh warga sekolah secara sadar menjadikan proses pencapaian tujuan organisasi sekolah menjadi tujuan bersama dan terhindar dari konflik kepentingan dalam pencapaian tujuan tersebut.

Dalam upaya menjalankan fungsi actuating (mengerahkan dan menggerakkan staf), ada tiga hal yang harus diperhatikan yaitu: motivasi, kepemimpinan, dan komunikasi. Motivasi menurut Terry (1986) adalah keinginan yang terdapat pada seseorang individu yang mendorongnya untuk melakukan tindakan-tindakan. Motoivasi berangkat dari motif (gerak atau dorongan hati) karena adanya kebutuhan. Hal ini sejalan dengan pendapat Mc. Celland (1961) bahwa dalam diri seseorang terdapat kebutuhan-kebutuhan pokok yang mendorong tingkah lakunya.

Ada lima tingkat kebutuhan pokok manusia, menurut A. H. Maslow (dalam Manullang 1995:149) yaitu :

1) The Physiological Needs (kebutuhan pokok fisik manusia);

2) The Safety Needs (kebutuhan keselamatan atau perlindungan dari bahaya dan ancaman);

3) The Belonging and Love Needs (kebutuhan untuk disukai dan menyukai, disenangi dan menyenangi, dicintai dan mencintai, kebutuhan untuk bergaul, berkelompok, bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, yang berpengaruh besar terhadap hubungan manusia dan pekerja);

4) The Esteem Needs (kebutuhan manusia untuk mempertahankan kehormatan);

5) The Needs For Self Actualization (kebutuhan memperoleh kebanggaan, keagungan, kekaguman dan kemasyuran sebagai seorang yang mampu dan berhasil mewujudkan potensi bakatnya dengan hasil prestasi yang luar biasa).

Kepemimpinan yang efektif sangat diperlukan dalam mengelola sekolah. Sekolah adalah lembaga yang bersifat kompleks dan unik. Bersifat kompleks karena sekolah sebagai organisasi di dalamnya terdapat berbagai dimensi yang satu sama lain saling berkaitan dan saling menentukan. Sedang bersifat unik karena sekolah memiliki karakter tersendiri.

Di sekolah terjadi proses pembelajaran, tempat terselenggara-nya pembudayaan kehidupan manu-sia. Karena sifatnya yang kompleks dan unik tersebut, sekolah sebagai organisasi memerlukan tingkat koor-dinasi yang tinggi dimana kepemim-pinan kepala sekolah sangat menentukan. Keberhasilan sekolah adalah keberhasilan kepala sekolah (Wahyusumidjo, 2002: 349).

Sementara itu Wahjusumidjo (2002: 15) mengemukakan bahwa fungsi-fungsi kepemimpinan yaitu: membangkitkan kepercayaan dan loyalitas bawahan, mengkomunikasikan gagasan kepada orang lain, dengan berbagai cara mempengaruhi orang lain, dan menciptakan perubahan secara efektif di dalam penampilan kelompok, dan menggerakkan orang lain, sehingga secara sadar orang lain tersebut mau melakukan apa yang dikehendaki.

Komunikasi merupakan salah satu syarat terjadinya interaksi sosial (J. Dwi Narwoko, 2004:16). Keberhasilan seorang kepala sekolah mengerahkan dan menggerakkan stafnya sangat bergantung pada kemampuannya berkomunikasi secara efektif. Komunikasi yang efektif dapat menggerakkan seseorang atau kelompok untuk bekerjasama, menerima dan meneruskan ide-ide kepada orang atau kelompok lain untuk melakukan tindakan-tindakan yang diinginkan. Komunikasi efektif akan mendukung kepemimpinan efektif. Pemimpin yang piawai berkomunikasi akan mudah memotivasi stafnya dalam melaksanakan tindakan-tindakan  yang diinginkan.

Keberhasilan seseorang dalam memberikan pengaruh kepada orang lain tergantung pada pesan yang disampaikan dan bagaimana pesan itu dikemas. Dalam komunikasi pesan seharusnya dikemas dengan baik melalui proses, sebagai berikut: 1) perencanaan pesan yang berisi hal-hal yang akan dilakukan ketika berkomunikasi; 2) pengorganisasian pesan sehingga benar-benar layak disampaikan dan sesuai dengan karakteristik penerima pesan; dan 3) melakukan revisi atas beberapa hal yang akan disampaikan. Keberhasilan dalam menyampaikan pesan terjadi bila dikemas dengan baik dan berhasil menghindarkan diri dari berbagai gangguan yang mungkin muncul dalam komunikasi.

Gangguan dalam komunikasi dapat menghambat diterimanya pesan, dan itu berarti menjadi penghalang seseorang memberi pengaruh kepada orang lain untuk melakukan tindakan sesuai dengan pesan yang disampaikan. Dalam komunikasi gangguan dapat muncul pada setiap unsur dalam komunikasi, sebagai berikut:

  • Gangguan pada komunikator dapat berupa gangguan psikologis, pisik, atau bisa berupa cara mengemas dan menyampaikan pesan;
  • Gangguan pada komunikan dapat berupa emosi yang muncul akibat sikap komunikator yang tidak dapat diterima oleh komunikan;
  • Gangguan pada pesan yang tidak dikemas dan disampaikan dengan baik dan benar;
  • Gangguan pada media yang digunakan, jarak, dan waktu, dan perangkat pisik media yang digunakan.

Efektivitas komunikasi dalam mengerahkan orang-orang dan memimpin organisasi (sekolah) ditentukan oleh: 1) struktur yang jelas untuk setiap fungsi dalam organisasi (sekolah); 2) model komunikasi; (3) daya dukung teknologi; 4) kemampuan finansial; dan 5) sumber daya manusia.

 

  1. Pengawasan (Controlling)

Seperti halnya actuating, cotrolling juga sering diterje-mahkan beragam. Controlling sering diterjemahkan sebagai pengawasan dan juga pengendalian. Cotrolling, menurut Daft (2002: 11-12), berarti memantau aktivitas karyawan, menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah pencapaian sasaran, dan membuat koreksi bila diperlukan. Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984: 412) mengemukakan bahwa pengawasan/ pengendalian (controlling) merupakan proses dimana manajer menetapkan apakah tujuan organisasi tercapai dan apakah pelaksanaan program konsisten dengan perencanaan. Dengan demikian, untuk memastikan apakah pelaksanaan program sesuai dengan rencana maka pimpinan organisasi perlu menetapkan standar kinerja (performance) sehingga dapat dipastikan bahwa pelaksanaan program berhasil atau tidak.

Pengawasan berlangsung sejak program dimulai sampai akhir pelaksanaan. Hal ini dimaksudkan agar tindakan koreksi dapat dilakukan jika dalam proses pelaksanaan program dipandang perlu melakukannya, terutama apabila terjadi ketidak-sesuaian pelaksanaan program dengan  rencana. Pengawasan efektif akan sangat membantu dalam mengatur dan melaksanakan program yang telah ditetapkan berlangsung sesuai rencana.

Untuk menjamin efektifitas pengawasan, berikut ini dikemukakan beberapa prinsip pengawasan (Harold Koontz dan Cyril  O’Donnell, 1988: 558), yaitu:

  • Prinsip tercapainya tujuan (principle of assurance of objective). Pengawasan ditujukan ke arah tercapainya tujuan dengan cara melakukan tindakan perbaikan terhadap penyimpangan atau deviasi dari rencana awal;
  • Prinsip efisiensi pengawasan (principle of efficiency of control). Prinsip ini bertujuan untuk menghindarkan deviasi-deviasi dari perencanaan yang mungkin terjadi dan menimbulkan masalah di luar dugaan;
  • Prinsip tanggungjawab pengawasan (principle of control of responsibility). Prinsip ini menekankan bahwa pelaksanaan pengawasan dapat terlaksana dengan baik jika pimpinan bertanggungjawab penuh terhadap program yang direncanakan;
  • Prinsip pengawasan masa depan (principle of future control). Prinsip ini menekankan bahwa pengawasan efektif alah pengawasan yang mampu mencegah penyimpangan perencanaan bukan hanya pada masa sekarang tetapi juga masa depan;
  • Prinsip pengawasan langsung (principle of direct control). Prinsip ini berasumsi bahwa manusia itu sering melakukan kesalahan sehingga pengawasan efektif adalah pengawasan yang langsung dilakukan oleh pimpinan;
  • Prinsip refleksi perencanaan (principle of reflection of plan). Pengawasan efektif adalah pengawasan yang dirancang dan disusun haruslah dapat merefleksikan karakter dan susunan perencanaan;
  • Prinsip penyesuaian dengan organisasi (principle of organi-zational). Pengawasan efektif harus dilakukan sesuai wewenang yang tercermin dalam struktur organisasi;
  • Prinsip pengawasan individu (principle of individuality of control). Pengawasan harus sesuai dengan kebutuhan masing-masing individu pimpinan. Data dan informasi yang dibutuh-kan masing-masing individu berbeda, tergantung tugas dan wewenanngnya;
  • Prinsip standar (principle of standar). Pengawasan efektif menuntut adanya standar yang tepat sebagai tolak ukur pelaksanaan program dan ketercapaian tujuan;
  • Prinsip pengawasan strategis (principle of strategic point control). Prinsip ini menekankan perlunya perhatian terhadap faktor-faktor strategis dalam organisasi;
  • Prinsip pengecualian (the exception principle). Dalam keadaan tertentu dimana situasi berubah dan berbeda dengan kondisi awal maka pengawasan memerlukan perhatian khusus terhadap situasi yang memerlukan pengecualian tersebut;
  • Prinsip pengawasan fleksibel (principle of flexibility of control). Pengawasan efektif harus luwes agar kegagalan terhadap pelaksanaan program dapat dihindari;
  • Prinsip peninjauan kembali (principle of review). Sistem pengawasan harus selalu di-review agar dapat bermanfaat dalam mencapai tujuan.

 

Pengawasan merupakan fungsi administrasi yang sangat penting dalam organisasi karena pengawasan merupakan aktivitas yang dapat digunakan untuk memastikan apakah pelaksanaan program sesuai dengan rencana atau tidak. Untuk itu diperlukan langkah-langkah strategis untuk melakukan pengawasan. Beberapa langkah dalam pengawasan (controlling) dikemukakan oleh C. Turney (1992: 248) sebagai berikut:

  • menetapkan standar kinerja (performance);
  • mempengaruhi kinerja staff;
  • monitoring dan mengevaluasi kemajuan pelaksanaan program;
  • melakukan tindakan koreksi bilamana kinerja di bawah standar yang ditetapkan.

Pengawasan dalam bidang pendidikan menunjukkan karakteristik khas mengandung konsep supervisi dengan tugas pembinaan. Dalam praktik pengawasan pendidikan, yang melaksanakan tugas kepengawasan adalah pengawas sekolah di tingkat kabupaten/kota dan kepala sekolah di tingkat sekolah. Pengawas sekolah sebagai pejabat fungsional yang melaksanakan tugas kepengawasan pendidikan terhadap sejumlah sekolah tertentu yang ditetapkan. Pengawas atau biasa disebut supervisor adalah salah satu fungsi manajemen untuk menjaga agar kegiatan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi dalam rangka mencapai tujuan dapat berjalan dengan efektif dan efisien sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pengawas adalah pejabat yang berwenang melakukan pengawasan pada satuan pendidikan melalui usaha memantau, menilai, memberi bimbingan dan pembinaan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuan pendidikan yang berkualitas (Kepmendiknas Nomor 097/U/2002). Dengan demikian, dalam praktik kepengawasan para pengawas menjalankan fungsi sebagai supervisor dan aktivitas kepengawasan yang dilaksanakan disebut supervisi pendidikan.

  1. Refleksi
  2. Kemukakan perasaan Anda tentang berbagai hal yang disajikan dalam bab ini.
  3. Kemukakan pandangan beberapa penulis tentang administrasi, pendidikan dan administrasi pendidikan, serta fungsi administrasi pendidikan yang Anda setuju/tidak setuju. Jelaskan alasannya.
  4. Kemukakan apa yang ingin Anda ingat dari bab ini.